商务信函怎么写_商务信函写作格式九部分
如同一般信函,商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
(1)开头
开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写,称呼后用冒号。
(2)正文
信文的正文是书信的主要部分,叙述商业业务往来联系的实质问题,通常包括:
①向收信人问候;
②写信的事由,例如何时收到对方的来信,表示谢意,对于来信中提到的问题答复等等;
③该信要进行的业务联系,如询问有关事宜,回答对方提出的问题,阐明自己的想法或看法,向对方提出要求等。如果既要向对方询问,又要回答对方的询问,则先答后问,以示尊重;
④提出进一步联系的希望、方式和要求。
(3)结尾
结尾往往用简单的一两句话,写明希望对方答复的要求。如“特此函达,即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话,如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写,“此致”、“敬祝”可紧随正文,也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
(4)署名
署名即写信人签名,通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函,为郑重起见,也可加盖公章。
(5)日期
写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要,不要遗漏。
英文的:
1、信头 The heading
信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。
通常情况下,公司都会专门印制带有信头的信笺纸,包括发信人的姓名,地址,电话,传真等。当我们撰写传统信件时,直接使用这种信笺纸就可以。
2、编号(写信人的名字缩写)和日期 The sender name and the date
这部分内容是为了方便今后查询信件用的。
3、封内地址 The inside address
这里就是指收信人的姓名和地址,一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同,但必须把收信人的姓名一并写出。另外,如果不是完全公事化的书信往来,或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来,由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份,所以可以不必填写封内地址。
4、事由 The subject heading
事由也就是我们通常说的主题,可以直接写明信件的重点,让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。
5、称呼 The salutation
指对收信人的一种称呼。
较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点,一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。
6、开头语 The open sentences
开头语没有统一的格式,但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期,主题及简单内容加以综合叙述,使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信,也可以利用开头语作必要的自我介绍,并表明目的要求。开头语一般与正文分开,自成一节,要求简单明了。
7、正文 The body of the letter
信的主体。一封信件的优劣,完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。
8、结尾语 The complimentary close
结尾语一般用来总结文本所谈的事项,提示对收信人的要求,如“希望来信来函定货”,“答复询问”等,另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后,另起一段写结尾语。
9、结束语 The complimentary close
结束语是结束信函时的一种客套,应该与前面的称呼相呼应。例如:“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 结束语写在结尾语下隔一行,只有第一个字母大写,后面加逗号。
10、签名 The signatrue
写在结束语的下面,签上写信人的名字。如果是传统的信件,写信人最好亲笔签上您的名字,因为用印章的话,说明该信件并非本人亲自过目,只是通函而已,不为人重视。签名的下面,最好写上发信人的职位。
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佚名2024-06-09 18:17:50
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答Dec.19th,2007(日期 首行靠右)XXXX CO.LTD(次行靠左顶格)ADD.:No.1st,XXX Road,Shanghai(靠左顶格)Tel:...
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