接待室的用处_接待室需要什么设备

校办公室会议室、接待室管理规定
了加强学校会议室、接待室的管理，优化资源配置，提高使用效率，充分发挥会议室、接待室的作用，更好地为教学、科研等各方面工作服务，特制订本规定：
一、 会议室概况
1、上述会议室、接待室由院办公室统一管理，协调使用。
2、 其他会议室 、接待室 的管理按 《关于印发〈青海民族学院集体办公暂行规定〉等三个规章制度的通知》（ 院发 ﹝ 2004 ﹞ 184号）和 《关于印发〈关于改革和调整学生公寓教学楼等管理运行机制的实施方案〉的通知》（ 院发 ﹝ 2004 ﹞ 277号）的有关规定执行 。
二、使用范围
一号会议室使用范围：
用于党委会、院长办公会、党政联席会议和校领导主持的有关会议。
（二）二号会议室使用范围：
1、学校领导召集的有关会议；

2、学校组织承办的各类会议；

3、中等规模（45人以内）的干部会议；

4、 经学校批准由职能部门召集的有关会议。

5、经学校批准由各院系承办的校级以上各类会议。

（三）接待室使用范围：

一般用于校领导参加的接待外宾和重要来宾等的活动。

三、会议室日常管理

会议室、接待室的日常管理由校办公室行政科负责。

1、行政科公务室负责会议室、接待室日常卫生清扫工作。没有会议安排时，每周彻底清扫一次；每次会议之前清扫一次。各院系处室使用会议室时，卫生清扫由使用单位负责。

2、校办公室统一安排的会议，由公务室提供茶水供应；各院系处室承办的会议，由承办单位负责提供茶水。学校内部会议一律不提供茶杯。

3、各种会议会标，统一使用会议室准备的会标贴板，由会议安排部门负责会前制作及会后拆除。

4、 会务服务。校办公室安排的会议，会务服务由校办公室负责； 会议室一经借出，会务工作由使用单位派人负责。

四、申请程序

（一）校办公室使用会议室、接待室程序

党委会、院长办公会、党政联席会议；校党委、行政安排的全校性会议；校领导参加的会见接待等活动，会议室、接待室由校办公室负责安排。程序如下：

1、办公室主任每周一将会议类型、时间和内容通知秘书科；

2、秘书科制定“一周会议安排” ，并通过行政办公系统“会议安排”中的“预定会议室”通知行政科安排会议室、接待室。

3、行政科将会议地点通知秘书科，并安排公务室做好会场服务准备。

4、 秘书科利用行政办公系统制定会议安排、发送会议通知 。

（二）各院系处室使用会议室、接待室程序

各院系处室需要使用会议室 、接待室 的，须向校办公室行政科预约申请（大型会议提前三天，一般会议提前一天），登记并经批准后方可安排使用。具体申请程序如下：

1、预约申请。 使用单位的会议管理员（一般为办公室主任），登录“行政办公系统”、点击“会议管理”、“预定会议室”、填写会议室预定表单中的各项内容，如：开会日期、起止时间、会议室等按“保存”，在弹出的“会议室申请发送成功”界面点击“确定”。

2、审批回复。校办公室会场管理员（行政科科长）接到使用单位的会议室预定信息后，严格按照各会议室、接待室使用范围的规定安排使用。如同意会议室预定申请，将给用户一条信息至行政办公系统的“今日工作”中。

3、安排会议。使用单位收到同意会议室 、接待室 预定的信息后，进行会议安排。

4、特殊情况下，各院系处室需要超越使用范围使用其他会议室的，须经校办公室主任批准，并履行登记手续后方可使用。

5、双休日或节假日使用会议室 、接待室 须在工作日预约申请（寒暑假除外）。因未办理登记手续、登记不及时或不明确而造成延误会议等后果，由联系部门负责。

五、使用注意事项

1、提前预约。不提前预约的常规性会议一般不予安排使用

2、优先使用原则。各部门在使用会议室 、接待室 时间上发生冲突时，由校办公室统一协调。内宾礼让外宾，外事接待工作优先使用；列入“一周会议安排”的会议优先使用；若各院系处室预定的会议室 、接待室 与学校临时性重要会议所用发生冲突时，全校性会议优先使用会议室。

3、 爱护会议室环境。 工作人员进入会议室、接待室时，通讯设备应调至静音状态；使用单位应爱护室内公用设施，小心使用，不得带出，如有损坏照价赔偿；保持室内环境卫生，禁止吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸等。

4、及时交接。会议室使用完毕后，使用单位应拆除横幅、会标，关闭所有电源及门窗，及时通知校办公室行政科交接。

5、对于不按规定使用会议室 、接待室 的单位，校办公室将通报批评。

六、本规定由校办公室负责解释，自颁布之日起执行。