如何组织，召开会议

一、会议预案的制定：
　　当决定召开会议之后，秘书人员要着手做的就是拟定详细的会议方案。会议方案也称为会议预案，就是为实现一定的会议功能目标，事先对运作环节、工作事务过程，办事流程所做的有序安排。属于计划类会议文书。一般来说，中、大型会议或重要的电视、网络视频会议才需要拟定预案，简单的小型会议，不必有预案。 会议方案的内容与格式：一份完整的预案包含以下内容：
　　1、明确召开会议的目的、任务。 即这次会议要实现什么目的、效果及有哪些方面的具体要求，这是拟定预案的第一步；
　　2、 会议的规模，包括确定与会总人数、与会者的职务、级别、主持人选，概算经费成本，确定 会议的会期等；
　　3、会议名称、召开的时间、地点；
　　4、会议材料的组织和大会发言安排；
　　5、其他事项的安排。
　　二、拟定会议议程和日程：
　　会议预案是对大中型会议的整体筹划，会议议程是对会议议题进行 先后次序的安排，会议日程是对会议议程和会议期间其他各项活动逐日做出的时间安排。议程和日程是会议方案的组成部分。 秘书人员在协助领导筹备会议时，可以说，制定会议预案是整个工作流程的第一步，接下来还有很多工作要做。
　　1、编制会务程序表议预案：
　　虽是整个会议的计划，但会议预案不完全等于会务工作计划，因为会议预案所列项目比较笼统，而会务工作则是十分具体、细致的。秘书部门有必要在会议预案的基础上对会务工作做出一个周到细致的具体计划，编制成“会务工作程序表”。程序表应该包括各项具体会务工作的内容、完成时间、责任人等项目。会务工作程序表由会务工作负责人(通常是 办公室主任)编制。由于它是具体事条的安排，不一定须经上司审查批淮。会务工作程序表编好后，可作为会议预案的附件发给承担会务工作的人员。由于分工明确、内容具体、时间要求严格，各人可按程序表分别进行具体准备工作。会务工作负责人也可按程序表检查各项 事务的落实情况，凡是已经按要求完成的，就在备注栏注明“已办”，这样会务工作就可井 然有序地进行，防止出现顾此失彼、重复忙乱的情况。
　　2、准备会议材料：
　　①会议文件的起草 会议文件的起草是件非常严肃的事。有的要提前很长时间开始淮备。提倡领导亲自主持并参 加重要文件的起草，必要时要成立专门的起草班子。一般情况下，日常的工作会议或专题性 比较强的会议的文件，可由相关职能部门负责起草;一些重要的、大中型会议，需要在主要 负责人的主持下，事先成立专门的起草班子，专司文件起草工作。
　　②会议文件的审效 会议文件有些需要在会议上宣读，有些是关于程序、流程的规定，一旦有了差错，直接影响 到会议的质量与进程。为了确保会议文件的质量，提高会议效率，秘书人员需要在会前对组 织起草和有关部门报送的会议文件进行审核和校对工作，然后向上司提出所报送的文件能否 提交会议讨论的意见。
　　③文件材料的印制和分发需要提交会议审计的文件讨论稿和其他资料，应在会议召开前印制完毕并发到与会人员手中。分发文件的方法主要由：
　　⑴意识会前分发；
　　⑵报到、入场时分发；
　　⑶按座位发放；
　　⑷会议结束时分发 。
　　三、发出会议通知 发出会议通知常用两种形式，一种是口头通知，一种是书面通知。 口头通知主要适用于一些单位内部召开的会议，或参加人员少、准备时间短的会议。根据通 知方式不同，口头通知又分为当面通知和电话通知。书面通知是一种比较正式、传统的通知 方式，主要适用于一些大中性会议。主要由两种方式。一种是以正式文件形式下发的会议通 知，另一种是便函形式的会议通知。
　　四、布置会场与检查 布置会场应与会议议题、会场本身的空间、形状和出席人员的需要协调一致。布置会场包括 整体格局的布置和主席台，场区座次的布局。会场布置完，还要听取筹备人员汇报或亲自到 会议场地等方式，检查会议筹备和布置情况，确保会场安排周密。
　　五、落实后勤服务：
　　1、预定住宿客房:会议住宿安排最简单的方法是由与会者自己安排，但是考虑到经济利 益和效率最好是由主办单位预定房间；
　　2、安排会议餐饮:安排会议餐饮需注意：
　　①考虑餐饮的形式与规格；
　　②签订餐饮合同；
　　③控制餐饮成本；
　　④科学编席；
　　⑤关注餐饮安全 。
　　3、落实交通保障；
　　4、印制有关票证:凡是大型会议，均需要制作有关会议的票证。